Für die Lohnabrechnung ist der Arbeitgeber für seine Arbeitnehmer verantwortlich, der sie nach der vom Arbeitnehmer erfolgten Einstufung in die Lohnsteuerklasse realisieren muss. Er bleibt auch verantwortlich, wenn er damit einen Dienstleister (z.B. Steuerbüro) beauftragt.

Der Lohn wird heute fast ausschließlich bargeldlos auf ein Girokonto des Arbeitnehmers überwiesen. Zur Geldüberweisung erhält der Betreffende heute eine ausführliche Lohnabrechnung.

Was gehört zur Lohnabrechnung?

Der Arbeitnehmer wird vom Finanzamt in eine Lohnsteuerklasse pauschal nach den bekannten Parametern eingestuft. Er kann zum Jahresanfang sofort seine Lohnsteuerklasse wechseln und noch einmal im Jahr, wenn das notwendig erscheint. Die Eingruppierung sollte so genau wie möglich erfolgen, damit es am Jahresende mit der Steuererklärung nicht zu größeren Nachzahlungen kommt. Es gibt 5 Lohnsteuerklassen und eine 6. für einen Zweitjob.
Nach der Einstufung erfolgt dann die Berechnung der Lohnsteuer.
Jeder Arbeitgeber ist nach der Gewerbeordnung verpflichtet eine schriftliche Lohnabrechnung vorzunehmen.
Ab 01.07.2013 muss sich der Arbeitgeber an die verbindlich geltende Entgeltbescheinigungsverordnung bei der Lohnabrechnung halten. Bundesweit werden dann einheitliche genormte Begriffe, wie „Gesamtbrutto“, „Nettoentgelt“ und „Auszahlungsbetrag“ mit gleichem Inhalt verwendet. Die dann geltende neue Verordnung muss auch enthalten, ob es sich bei dem Arbeitnehmer um Gleitzonenbeschäftigung, oder um Mehrfachbeschäftigung handelt.

Es muss zukünftig auch nicht jeden Monat eine Lohnabrechnung geben, wenn es keine Änderung zum vergangenen Abrechnungszeitraum gibt.
In jedem Fall gibt es eine Jahresabrechnung, in der alle geforderten Angaben für den Abrechnungszeitraum enthalten sein müssen.
Was muss die Lohnabrechnung enthalten?

  • Arbeitnehmer: Name, Anschrift, Geburtsdatum, Versicherungsnummer
  • Beginn der Beschäftigung (ev. auch Ende)
  • Arbeitgeber: Firmenanschrift, Finanzamt, Steuernummer

Was ist zwingend für die Lohnabrechnung?

  • Lohnsteuerklasse
  • Zusammensetzung des Lohnes
  • Höhe und Art der vorgenommenen Abzüge
  • Lohnsteuer; Kirchensteuer
  • Solidaritätszuschlag
  • Sozialversicherungsbeiträge (Renten-, Kranken, Pflegeversicherung)
  • Unterhaltszahlungen und sonstige Abzüge
  • Abschlagszahlungen, oder Vorschüsse

Der Arbeitnehmer sollte seine Lohnabrechnung regelmäßig überprüfen. Über die richtige Lohnsteuerklasse kann er im laufenden Jahr seinen Nettolohn beeinflussen, auch die richtige Wahl der Krankenkasse hat darauf Einfluss. Bei Problemen, die der Arbeitgeber nicht klären kann, besteht auch die Möglichkeit der Hilfe über das Internet oder einen Lohnsteuerhilfsverein.
Die Lohnabrechnung sollte lebenslang aufbewahrt werden, denn sie ist für die Rentenberechnung wichtig. Auch bei einer Kreditaufnahme kann die Bank die letzten Gehaltsabrechnungen verlangen.