Fortschritt und permanente Weiterentwicklung beherrschen den Alltag im privaten und im beruflichen Bereich. Während man im persönlichen Lebensumfeld weitgehend selbst über Neuerungen entscheidet, ist man im professionellen Bereich weit weniger frei. Insbesondere trifft das auf Verbesserungen bei der Software zu, unabhängig davon, ob es sich um Updates oder Upgrades handelt. Wichtig ist es in derartigen Situationen, die Angestellten durch geeignete Werkzeuge und Maßnahmen zu motivieren, den Schritt in die neue Richtung zeitnah mitzugehen, um den unvermeidlichen Fortschritt für die eigene Effizienz und zum Wohl der Firma zu nutzen, statt sich möglicherweise dagegen zu sperren. Wodurch kann das gelingen?

Die aktuelle Situation

Kaum ein Job funktioniert heute noch ohne Computer und entsprechende Anwendungssoftware. Egal, ob es um einfache Datenerfassung geht oder um Korrespondenz, um Diagnoseprogramme im handwerklichen Bereich, die Aufbereitung von Lohnunterlagen oder Kontoführung, Kalkulationen oder komplexe Aufgaben im wissenschaftlichen Bereich – der IT-Maschinerie kann sich niemand entziehen. Dabei kommt es nicht nur darauf an, sie zu beherrschen, sondern offen zu sein und zu bleiben für die nahezu täglich voranschreitende Weiterentwicklung.

Update und/oder Upgrade

Regelmäßige Pflege der Produkte ist nicht allein eine Anforderung permanenter Innovation, sondern gehört bei renommierten Softwareentwicklern zum Kundenservice. Kleinere Verbesserungen, Updates oder das Feintuning der Anwendungen sind ein fortlaufender Prozess. Sich diesen allgegenwärtigen Innovationen zu stellen, bereitet den meisten Mitarbeitern, die sich grundsätzlich in die Handhabung der Software eingearbeitet haben, keine Schwierigkeiten. Anders sieht es bei Einführung umfangreicher Änderungen aus, die zum Beispiel der Sprung von einer Version auf die nächsthöhere Entwicklungsstufe mit sich bringt. Bei diesen Upgrades sind oft Einarbeitungen größeren Umfangs notwendig, um den Mitarbeiter auf den aktuellen Stand zu bringen und ihn zu befähigen, seine Arbeit weiterhin in gewohnter Qualität zu erledigen.

Ein wirksames Mittel sind Patenschaften

Unterschiede im Leistungsniveau zwischen den Angestellten gibt es natürlich auch bei der Handhabung moderner IT-Technologie. Hier können gerade im Bereich von Upgrades die »besseren« Mitarbeiter den anderen wertvolle Unterstützung geben. Zusammen mit den entsprechend vorbereiteten Unterlagen multipliziert dieses Vorgehen nicht nur das vorhandene Wissen in der Firma, sondern vertieft den Teamgeist.

Interne Schulungen

Größere Firmen mit eigener IT-Betreuung verfügen über Ressourcen nicht nur zur Betreuung der Technik, sondern auch der Mitarbeiter. Neue Softwareversionen können bereits vor der umfassenden Einführung an den einzelnen Arbeitsplätzen durch entsprechende Unterlagen vorgestellt werden. Bei Rückfragen zu den Neuheiten befinden sich Ansprechpartner im Haus. Kleinere Firmen, die nicht über derartige Ressourcen verfügen, haben oft die Möglichkeit, einige Mitarbeiter extern schulen zu lassen, die das so erworbene Wissen dann intern an die Kollegen weitergeben. Diese Multiplikatoren werden im Prozess der Einführung von Updates zu wichtigen Ansprechpartnern.

Externe Schulungen

Sie werden möglicherweise durch den Softwarehersteller oder darauf spezialisierte Partner angeboten. Allerdings verursachen sie unter Umständen hohe Kosten durch An- und Abreisen, Übernachtung und die damit verbundene Abwesenheit der Mitarbeiter, die sich auch auf die betriebsinternen Abläufe auswirkt. Der Vorteil, der in der Konzentration auf das zu vermittelnde Wissen liegt, wird möglicherweise aufgehoben, weil der Anwender sich nicht an seinem eigentlichen Arbeitsplatz befindet, sondern in einer simulierten Arbeitsumgebung.

Online-Seminare

Diese Variante erscheint aus vielen Gründen optimal. Fehlzeiten werden vermieden. Wenn die Inhalte bei Bedarf und passendem Zeitfenster abrufbar sind, kann jeder Mitarbeiter entsprechend seines Arbeitspensums die Zeit zwischen den einzelnen Aufgaben zur Einarbeitung nutzen. Eine Fortschrittskontrolle unterstützt den Lernprozess. Sinnvoll ist es, einen realistischen Zeitplan für die einzelnen Lernschritte zu erstellen. Eine Erfolgskontrolle kann in das Programm integriert werden oder auch online durch einen versierten Tutor erfolgen.

Online-Tutorials

Hierzu zählen zur Schulung geeignete Unterlagen in Form von interaktiven Lerneinheiten, Audioanleitungen oder Videos. Eine derartige Ressource kann firmenintern oder durch den Softwareanbieter dauerhaft bereitgestellt werden, damit für Einstieg, Festigung und fortlaufende Auffrischung ein hoher Kenntnisstand der Mitarbeiter gewährleistet bleibt.

Learning by Doing

Letztlich läuft es in der Regel darauf hinaus. Erst während der Nutzung neuer Software wird die Handhabung zur Gewohnheit. Sicherheit stellt sich ein und während des Arbeitsalltags auftauchende Probleme tragen durch ihre Lösung zur Festigung der Kenntnisse bei. Allein darauf zu setzen, dass der Mitarbeiter sich nach dem Update oder Upgrade durch die Praxis schon mit den Neuerungen zurechtfinden wird, kann sich aber in Bezug auf Effizienz und Motivation als teurer Trugschluss erweisen. Die bessere Variante ist es, Grundlagen für die neuen Abläufe zu schaffen, auf denen in der Praxis aufgebaut werden kann.

Programminterne Hilfe

Learning by doing wird vielfach unterstützt durch separate Lernrubriken innerhalb der Onlinehilfe vieler Anwendungen. In kurzen Abschnitten werden die einzelnen Programmsegmente besprochen, es sind Tipps vorhanden und meist existiert eine umfangreiche FAQ-Datenbank, die Lösungen für die gängigsten Probleme anbietet.

Ein Beispiel vorbildlich umgesetzter Möglichkeiten – Lexware

Lexware bietet ein umfangreiches Bundle professioneller Software für Firmen. Dazu gehören Programme für die Buchhaltung, zum Verwalten von Rechnungen, Lohn- und Gehaltssoftware und viele Weitere. Die Software für diese Sparten ist sensibel und durch die fortlaufende Änderung von Parametern in Wirtschaft und Gesetzgebung selbst permanenter Entwicklung unterworfen. Deshalb bietet der Lexware Onlineshop eine Kombination verschiedener Unterlagen, um einen generellen Einstieg in die Problematik zu erlangen, das Wissen zu vertiefen oder auch Neuerungen zügig zu erfassen und zu meistern. Die drei wesentlichen Komponenten sind die Bereiche Wissen und Know-how, in dem umfangreiche Wissensdatenbanken zur Verfügung gestellt werden; die Handbücher für die einzelnen Softwaresparten, die wertvolle Tipps und Erläuterungen enthalten und der wichtige Bereich Training, der den User zielführend von den Grundlagen über Einstiegsübungen bis zur sicheren Anwendung führt.

Die Vorteile einer gezielten Einarbeitung im Überblick

  • reibungslose Fortführung der laufenden Arbeiten
  • alle Mitarbeiter sind in kurzer Zeit auf dem gleichen Wissensstand
  • Verbesserung der innerbetrieblichen Abläufe durch höhere Effizienz
  • Identifizierung von Schwachstellen
  • Synergieeffekte
  • schnellere Amortisation der Anschaffungskosten für Updates
  • bessere Motivation der Mitarbeiter durch Beherrschung der Arbeitsmittel

Tipp

Am besten ist es, Routine nur bis zu einem gewissen Grad aufkommen zu lassen. Mitarbeiter, die sich kontinuierlich immer wieder neuen (sinnvollen) Herausforderungen stellen müssen, reagieren weitaus gelassener und mit größerer Veränderungsbereitschaft als solche, die über lange Zeiträume hinweg immer nur dem gleichen Trott folgen.

Fazit

Dem technischen Fortschritt durch Softwareupdates kann sich niemand im heutigen Berufsleben entziehen. Je eher der Mitarbeiter die aus der kontinuierlichen Weiterentwicklung entstehenden Chancen erkennt, desto erfolgreicher wird er selbst im Job sein und desto besser ist seine Leistung für die Firma.

Bildquelle
BigStock by racorn, Stock Foto 58063895