Die Zeiten, in denen gut qualifizierte, hochmotivierte Bewerber bei den Unternehmen Schlange standen, sind vorbei. Der Kampf um gute Mitarbeiter wird durch Fachkräftemangel und den bevorstehenden demografischen Wandel angefacht.

Kein Wunder also, dass Firmen sich bemühen, durch hervorragendes Bewerbermanagement dafür zu sorgen, die exzellente Bewerberin, den erfahrenen Bewerber als Mitarbeiter zu gewinnen. Viele Bewerber klagen über schlechte Praxis von Unternehmen bei Stellenbesetzungen: Eingegangene Bewerbungen werden nicht bestätigt, der Auswahlprozess dauert lange, es gibt keine oder nichtssagende Absagen. Heute ist aber die Qualität der Kommunikation eines Unternehmens mit den Bewerbern kein Geheimnis mehr, sondern wird durch Social Media und Arbeitgeber-Bewertungsplattformen im Internet schnell veröffentlicht. Je besser das Bewerbermanagement einer Firma, umso leichter ist es, ein positives Arbeitgeber-Image zu erlangen.

Bewerbermanagement: Was ist das?

Unter dem Begriff „Bewerbermanagement“ werden alle Prozesse zusammengefasst, die mit der Besetzung einer vakanten Stelle einhergehen:
  • Erfassung der eingehenden Bewerbungen
  • Empfangsbestätigung per Mail oder Post
  • firmeninterne Weiterleitung der Bewerbungen an die beteiligten Ansprechpersonen
  • Kompetenzcheck und Auswertung der Bewerbungen
  • Auswahl der Bewerberinnen und Bewerber für Vorstellungsgespräche
  • Entscheidung für die Stellenbesetzung
  • Erteilung von Zu- und Absagen
  • Beachtung von gesetzlichen Vorgaben und Datenschutzbestimmungen

Was soll Bewerbermanagement erreichen?

Personal-Recruiting intern und extern effizient gestalten – das ist die Aufgabe des Bewerbermanagements. Dazu gehören ein zeitnaher Kompetenzcheck und die Auswertung der Bewerbungen im Hinblick auf fachliche und persönliche Eignung. Es gehört zu einem guten Bewerbermanagement, die Kriterien dafür vorher festzulegen. Sie müssen transparent sein, besonders bei mehreren Beteiligten. Anschließend werden diejenigen Bewerber festgelegt, die zum Vorstellungsgespräch eingeladen werden sollen. Einladungen müssen verschickt oder telefonisch verabredet werden. Die Gespräche müssen inhaltlich vorbereitet und mit den internen Beteiligten abgesprochen werden. Nach Abschluss aller Vorstellungsgespräche findet die Auswahl des neuen Stelleninhabers statt, alternativ wird eine weitere Bewerbungsrunde vereinbart. Erst nach dem Ende des Auswahlprozesses werden die schriftlichen Absagen formuliert und versandt. Um diese einzelnen Schritte des Bewerbermanagements so zu organsisieren, dass sie zügig, reibungslos und effizient ablaufen, nutzen viele Firmen zur Unterstützung ein Bewerbermanagement System.

Wie kann Bewerbermangement implementiert werden?

Unternehmen mit starker Personal-Fluktuation profitieren in besonderem Maße von der Implementierung eines gut funktionierenden Bewerbermanagements. Vor allem administrative Abläufe während des Recruitingprozesses können durch Bewerbermanagement Software sinnvoll unterstützt werden. Bewerberdaten können erfasst und selektiert werden, der Prozess ist transparent. Das ist vorteilhaft besonders dann, wenn mehrere Personen an der Personalauswahl beteiligt sind. Bewerbermanagement Systeme erleichtern zudem die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben (z. B. das Allgemeine Gleichbehandlungsgesetz AGG) und datenschutzrechtlicher Bestimmungen.